Recesja stała się faktem. Media nie pozostawiają nam żadnych wątpliwości, że dla wielu przedsiębiorstw nadchodzą ciężkie czasy. Jak sobie z tym poradzić? Co powinniśmy zrobić? Poczekać na rozwój wydarzeń? Mieć nadzieję, że wszystko będzie dobrze?
Nie wydaje nam się. Jesteśmy pewni, że to, czy dane przedsiębiorstwo przetrwa i czy będzie się rozwijać (lub nie), będzie zależało od umiejętność skutecznego negocjowania przez ludzi, którzy działają na pierwszej linii frontu. Osoby odpowiedzialne za przetrwanie, wydajność, utrzymanie i rozwój swoich organizacji.
Mamy dla was kilka kolejnych wskazówek.
Zachęcamy Was do przeczytania również naszych wcześniejszych publikacji.
Wskazówka #5 z 8: Graj zespołowo
Grając np. w golfa musimy opanować wiele umiejętności, takich jak różne typy uderzeń piłki w zależności od jej położenia na polu golfowym, wybór odpowiednich kijów, ocena wpływu wiatru na lot piłki i wiele innych.
Żeby zdobywać punkty, musimy być świetni we wszystkich tych rzeczach. W negocjacjach wskazujemy na 3 role w zespole negocjacyjnym: Lider, Prawa Ręka i Obserwator - każda z odrębnym zestawem umiejętności. Pomagamy ludziom trenować i doskonalić wszystkie te umiejętności, aby podczas samodzielnych negocjacji mogli z nich korzystać.
Podczas bardziej formalnych, złożonych czy trudnych negocjacji, zawsze zalecamy obecność co najmniej trzech osób. Liderem nie zawsze musi być osoba zajmująca najwyższe stanowisko.
Jakiś czas temu zostaliśmy zatrudnieni przez szefa zespołu największego amerykańskiego banku, który wybierał się do Moskwy, żeby kupić złoto od Rosjan dla rządu USA. Całe 20 ton! Zależało mu na taktycznej poradzie w zakresie negocjacji z Rosjanami. Jedną z technik, którą mu zarekomendowaliśmy było to, żeby pozwolił pozostałym przewodzić, nie pokazując się podczas pierwszych trzech spotkań.
Wskazówka #6 z 8: Skutecznie przekazuj informacje
Wszyscy jesteśmy dobrzy w mówieniu, ale zwykle marnie nam idzie słuchanie, szczególnie gdy nie zgadzamy się z opinią drugiej osoby. Powtarzamy w kółko te same argumenty. Nie udało się ostatnie trzy razy, więc czemu nie spróbować po raz kolejny.
Jedna z technik, których uczymy na szkoleniach polega na podsumowaniu stanowiska strony przeciwnej w neutralny sposób. Dzięki temu pokażesz, że słuchałeś i zrozumiałeś argumenty, więc nie ma potrzeby ich powtarzania. Dodatkowo uczyni to oponenta bardziej otwartym na słuchanie Twoich racji.
Innym sposobem jest korzystanie z pomocy neutralnego pośrednika. Zostaliśmy zaangażowani przez międzynarodowego operatora sieci komórkowej do pomocy przy przerwaniu impasu w rozmowach z ich największym klientem. Utknęli w martwym punkcie, gdzie nie umieli już ze sobą rozmawiać. Naszą rolą było pośredniczenie, neutralna komunikacja pomiędzy stronami oraz znalezienie wspólnej płaszczyzny porozumienia i zachęcanie stron do bazowania na niej podczas dalszych negocjacji.
Zastanowienie się nad tym kogo włączyć do zespołu negocjacyjnego, a następnie zapewnienie, aby przekazywane informacje docierały do drugiej strony w jasny i zwięzły sposób, pozwoli na osiągnięcie kolejnego etapu negocjacji.
Zazwyczaj istnieje więcej niż jedno rozwiązanie każdego problemu. Być może uważasz, że znalazłeś najlepsze, ale nie masz gwarancji, że będzie ono zaakceptowane przez drugą stronę.
W przypadku prowadzenia działalności w czasach niesprzyjającej koniunktury gospodarczej, to, co uważasz za rozsądne, może mieć znacznie większy wpływ na stronę, z którą negocjujesz, wpływ, o którym być może nie pomyślałeś lub nie jesteś go nawet świadomy.
Podnoś kompetencje swoich ludzi, szukaj okazji i nie myśl tylko o pieniądzach.
Wskazówka #7 z 8 Unikaj jedynych rozwiązań
Mówią, że nie ważne jak dużo masz szczęścia i tak nic za nie, nie kupisz. Wiele osób traktuje pieniądze jako remedium na wszelkie bolączki. Słabe tempo wzrostu - podnieś cenę, odwołany lot - daj bon gotówkowy, brak dochodów - obniż cenę zakupu, kiepski posiłek - zaproponuj rabat. Postrzeganie wszystkiego w kategoriach wartości określonej jedynie w pieniądzu, może okazać się kosztownym wyjściem z sytuacji, zwłaszcza gdy tańsze rozwiązania są również możliwe.
Za każdą propozycją kryje się potrzeba. Zadaniem negocjatora jest zidentyfikowanie tej potrzeby i odniesienie się do niej w najbardziej efektywny sposób. Na naszych treningach doskonalenia umiejętności uczymy, żeby zawsze przygotować co najmniej dwa rozwiązania problemu. Żołnierze są szkoleni, żeby zawsze mieli przygotowane trzy sposoby osiągnięcia danego celu. Korzyścią tego rodzaju działań jest zmuszenie ludzi do wyjścia poza utarte sposoby postępowania, unikanie blokad w strategii, a tym samym danie drugiej stronie możliwości wyboru.
Pracowaliśmy kiedyś z działem IT dużej amerykańskiej firmy ubezpieczeniowej, która zajmowała się tworzeniem oprogramowania na życzenie klientów. Poradziliśmy jej wprowadzenie zasady, która zobowiązywałaby pracowników IT do oferowania klientom co najmniej dwóch rozwiązań. Pozwoliło to wyeliminować problem braku akceptacji przez klienta proponowanego mu rozwiązania.
Wskazówka #8 z 8: Negocjacje to proces wymiany, nie powolnej postępującej kapitulacji
Budynki odporne na trzęsienia ziemi są elastyczne, te sztywne ulegają zniszczeniu. To samo dotyczy negocjatorów. Arthur Scargill, przewodniczący Narodowego Związku Górniczego Wielkiej Bytanii (NUM) powiedział kiedyś: "NUM nigdy nie będzie uchylać się od odpowiedzialności i zgadzać się na negocjacyjne kompromisy". Jakie były konsekwencje tak nieelastycznego podejścia? Brytyjski przemysł wydobywczy już nie istnieje! Nowoczesne związki, takie jak ETU, dobrze rozumieją tę zasadę i wdrażają ją w życie podczas negocjacji.
Bycie elastycznym nie oznacza poddawania się. Negocjator zawsze określa warunki i mówi co chce uzyskać w zamian za swoje ustępstwa. Jeśli określisz cenę żądań drugiej strony, oponent szybko dostrzeże w Tobie godnego przeciwnika, nie tego, który się poddaje, ale tego, którego należy darzyć szacunkiem.
W ostatnim czasie międzynarodowe przedsiębiorstwo przemysłu chemicznego zwróciło się do nas z prośbą o zmniejszenie naszego wynagrodzenia z tytułu świadczonych przez nas usług. Uprzedzili nas jednocześnie, iż w przypadku odmowy nawiążą współpracę z naszą konkurencją. Nie zgodziliśmy się na to, ale zaproponowaliśmy możliwość płatności w funtach zamiast euro. Dla klienta nie była to zbyt wielka oszczędność, ale wyraził na to zgodę. Po wszystkim dowiedzieliśmy się, że nasz konkurent obniżył o połowę swoje wynagrodzenie. Zadając pytanie klientowi, dlaczego wybrał więc Scotwork usłyszałem: "Stracili w naszych oczach całą wiarygodność jako konsultanci negocjacyjni. Nie chcemy ich w naszej firmie."
Zamknij oczy i mocno się trzymaj - może to być dobra taktyczna rekomendacja podczas jazdy rollercoasterem w wesołym miasteczku, ale nie będzie zbyt przydatna w świecie biznesu. To, że coś, co się wznosi musi kiedyś upaść jest truizmem, ale musimy o tym pamiętać w dobrych, jak i złych czasach. Bycie dobrze przygotowanym jest zawsze najlepszą rzeczą jaką możemy zrobić.
Wysyłanie na linię frontu ludzi bez odpowiednich umiejętności i przeszkolenia jest nie tylko złym sposobem prowadzenia biznesu, jest złą strategią. Mamy nadzieję, że jest to coś, czego nigdy nie zrobisz.
Jeśli chcesz się upewnić, że Ty i Twoi ludzie posiadacie umiejętności niezbędne do zapewnienia rozwoju Twojej organizacji w obecnych czasach, skontaktuj się ze Scotwork. Porozmawiaj dziś z jednym z naszych ekspertów. Email: info.pl@scotwork.com