Negocjacje przez telefon

We współczesnym świecie coraz częściej spotykamy się i prowadzimy negocjacje przez telefon – zdalnie, a w obecnych czasach, jakże niepewnych, robimy to jeszcze częściej. Profesjonalne negocjacje wymagają radzenia sobie z nowymi wyzwaniami, dlatego należy ciągle doskonalić swoje umiejętności. 

Trudne negocjacje telefoniczne

Negocjacje przez telefon są specyficzną formą prowadzenia rozmów biznesowych, jedną z najtrudniejszych. Podczas rozmowy telefonicznej nie wiemy, jakie jest otoczenie naszego rozmówcy, co może istotnie wpływać na przebieg rozmowy. Trudniej odczytywać reakcje drugiej strony, łatwiej się dekoncentrować, trudniej zrozumieć drugą stronę oraz znacznie trudniej być kreatywnym. Twój negocjator telefoniczny może być w otoczeniu osób trzecich, o których nie wiemy. To wszystko buduje dużą niepewność i brak kontroli. 

Negocjacje przez telefon – jak je prowadzić?

Negocjacje telefoniczne wymagają skupienia i przygotowania, dlatego warto zapoznać się z kilkoma zasadami i krokami, które w znaczący sposób poprawią skuteczność negocjacji.

Pierwszy etap – przygotowanie

• - Wybierz dogodną dla Ciebie godzinę: niektóre osoby wolą godzinny poranne, inne popołudniowe.

• - Przygotuj miejsce, w którym możesz prowadzić negocjacje telefoniczne bez żadnych przeszkód i zakłóceń.

• - Przygotuj listę tematów do omówienia i uszereguj je pod względem ważności.

• - Przygotuj listę potrzebnych informacji i związanych z nimi pytań, które powinieneś zadać.

• - Przygotuj listę informacji, które możesz ujawnić.

• - Przygotuj swoje cele „zamierzam, muszę & WL/CL”.

• - Upewnij się, że masz upoważnienie do realizacji wyznaczonych celów i jasne określenie tego, do czego jesteś gotów się zobowiązać, podczas gdy prowadzone są negocjacje przez telefon.

• - Określ i przygotuj dodatkowe materiały, których potrzebujesz, oraz te, które mają być wcześniej wysłane do drugiej strony.

• - Uzgodnij porządek rozmów z drugą stroną (w tym kolejność tematów).

• - Uzgodnij z drugą stroną ramy czasowe rozmowy.

Drugi etap – rozmowa

• - Potwierdź, kto jest obecny podczas rozmowy. Przedstaw pozostałych uczestników, którzy biorą udział w rozmowie razem z Tobą.

• - Oświadczenie wstępne: użyj do potwierdzenia porządku rozmów (upewnij się, że nic innego nie będzie przedmiotem rozmów) i wyznaczenia ich kierunku (tak jak to zwykle robisz).

• - Zadawaj wiele pytań formułowanych na podstawie przygotowań. W szczególności określ priorytety drugiej strony.

• - Słuchaj – szczególnie ważne, ponieważ nie możesz odczytać innych sygnałów, prowadząc negocjacje telefoniczne.

  • - Nie przerywaj!

  • - Nie przygotowuj odpowiedzi, dopóki druga strona – negocjator telefoniczny – nie skończy swojej wypowiedzi!

• - Cisza – umiejętność milczenia, może być bardzo przydatna w negocjacjach przez telefon. Jeśli druga strona poczuje się zobowiązana do wypełnienia ciszy, dowiesz się więcej.

• - Sygnały – trudniejsze, ale nie niemożliwe, np. wskazanie przez drugą stronę kolejności tematów do rozmowy, wahanie, ton głosu, chaotyczne, wymijające odpowiedzi.

• - Formułuj swoje odpowiedzi w prosty i zwięzły sposób. Bądź konkretny.

• - Regularnie podsumowuj, aby upewnić się, że rozumiesz drugą stronę i że zgadzacie się we wszystkim, co zostało do tej pory uzgodnione. Wykorzystaj podsumowania, aby wskazać poczynione postępy.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat, jak prowadzić negocjacje przez telefon (jak reagować na nieprzewidziane sytuacje, czego nie robić, jak kontynuować przerwane negocjacje), zapraszamy do kontaktu lub do skorzystania z jednego z naszych treningów.

Scotwork – Twój partner w negocjacjach

Bez wątpienia negocjacje przez telefon to bardzo wymagające przedsięwzięcie. Przed przystąpieniem do rozmowy warto odbyć szkolenia negocjacyjne lub trening umiejętności negocjacyjnych. Miesiące pracy ekspertów Scotwork pozwoliły odkryć pewne prawidłowości obecne w każdych negocjacjach. Zidentyfikowane zasady i techniki przynosiły i przynoszą doskonałe efekty za każdym razem. Dlatego dzisiaj dzielimy się tą wiedzą na naszych treningach z doskonalenia umiejętności negocjacyjnych ANS, VANS, ANS2. Zapraszamy Cię do zdobycia nowej wiedzy i umiejętności negocjacyjnych, dzięki którym będziesz bardziej skuteczny w realizacji codziennych wyzwań. Sprawdź nasz kurs negocjacji online i przekonaj się, że jeszcze wielu rzeczy możesz się nauczyć. Cokolwiek robisz, możesz robić to jeszcze lepiej!

Udanych negocjacji.