Jak radzić sobie ze stresem w procesie negocjacji?

Każdy, kto pracuje z ludźmi i reprezentuje interesy firmy wie, że czasami ciężko sobie poradzić z presją nakładaną przez otoczenie. Jak radzić sobie ze stresem w negocjacjach, a jednocześnie osiągnąć zamierzony rezultat i zadbać o swój komfort psychiczny? 

Stres w negocjacjach – jak wpływa na negocjatora?

O stresie w negocjacjach mówi się bardzo często – borykają się z nim nie tylko osoby niedoświadczone, ale i negocjatorzy, którzy wiele lat poświęcili na doskonalenie się w tym obszarze. Nie powinno to nas jednak zniechęcać do rozwoju kompetencji negocjacyjnych. Przecież czy każdy musi być mistrzem negocjacji?

Podczas negocjacji najczęściej towarzyszą nam: presja, nieprzyjemne napięcie oraz setki scenariuszy. Tak negatywne emocje w negocjacjach oddziałują na psychikę, wpływają na zachowanie, a ostatecznie na podejmowane decyzje.

Dlaczego więc warto wiedzieć, jak radzić sobie ze stresem w negocjacjach?
Przede wszystkim stres:

• 1. zwiększa poziom lęku,
• 2. wzbudza niepewność, która może prowadzić do paniki,
• 3. potrafi oddziaływać bezpośrednio na ciało, co objawia się przyspieszonym tętnem, krótkim oddechem, poceniem się, czy drżeniem rąk i głosu.

Negocjacje a stres. To połączenie nie zwiastuje sukcesu, ponieważ zestresowany negocjator boryka się często z osłabioną zdolnością do analitycznego myślenia. U takiej osoby można również zaobserwować:

• 1. nerwowość – osoby podatne na stres mogą działać pod wpływem impulsu, przez co częściej popełniają błędy, a ich reakcje są nadmiernie emocjonalne,
  
  
• 2. obniżoną zdolność koncentracji – zestresowanemu negocjatorowi trudniej się skupić na argumentach i płynnie prowadzić rozmowę. Mogą go również rozpraszać inne, mniej istotne elementy,
  
  
• 3. postawę defensywną – to kolejny argument przemawiający za tym, aby nauczyć się panowania nad stresem. Osoba zestresowana częściej przyjmuje postawę defensywną i wycofaną, co nie sprzyja otwartej komunikacji.

Jak widać, stres może sprawić, że negocjacje przybiorą niespodziewany obrót, często niezgodny z planem. Dlatego tak ważne jest ograniczenie stresu – nie tylko dla zachowania dobrego samopoczucia i zdrowia psychicznego, ale również dla poprawy efektywności i skutecznego realizowania wyznaczonych celów.

Jak radzić sobie ze stresem w negocjacjach – metody

Jak pokazują treningi/szkolenia Scotwork, badania oraz komentarze doświadczonych osób, stres w negocjacjach można poskromić i przekuć w swój sukces. Aby uporać się z negatywnymi emocjami, dekoncentracją oraz innymi nieprzyjemnymi objawami, warto między innymi zdecydować się na:

• 1. medytowanie – nie trzeba spędzać na nim wiele czasu. Już krótkie sesje przed ważnym spotkaniem pozwalają się wyciszyć, uspokoić i zebrać rozbiegane myśli,
• 2. techniki oddechowe – proste ćwiczenia oddechowe, takie jak głębokie oddychanie, szybko redukują napięcie. Skupiając się na oddychaniu łatwiej opanować nerwy. Pomaga to zwłaszcza osobom impulsywnym,
  
  
• 3. przerwy – Robienie krótkich przerw pozwala złapać oddech, uspokoić myśli i spojrzeć na sytuację z dystansu.
  
  
• 4. koncentracja na celach – Skupienie się na priorytetach i własnych założeniach pomaga zachować jasność myślenia.
• 5. ćwiczenia fizyczne – ze stresem w negocjacjach mamy do czynienia nie tylko podczas bezpośredniej rozmowy. Stres towarzyszy negocjatorom podczas przygotowań do spotkania, jak i po nim. W takiej sytuacji najłatwiejszą metodą opanowania niechcianych emocji jest wysiłek fizyczny. Regularna aktywność fizyczna wpływa korzystnie na redukcję stresu i pozwala się rozluźnić,
• 6. dobre przygotowanie - dobre przygotowanie do negocjacji zmniejsza stres, ponieważ pozwala lepiej przewidzieć możliwe scenariusze, zwiększa pewność siebie i ułatwia kontrolowanie sytuacji, co prowadzi do spokojniejszego i bardziej efektywnego działania
  
  
• 7. rozwój kompetencji - jest to długofalowa nauka walki ze stresem. Jest to jednak rozwiązanie, które w znaczący sposób zmniejsza stres, ponieważ dzięki zdobytym umiejętnościom i wiedzy negocjator lepiej radzi sobie w trudnych sytuacjach, skuteczniej reaguje na wyzwania i czuje się pewniej. Zwiększona biegłość pozwala na bardziej świadome podejmowanie decyzji, co prowadzi do większej kontroli nad procesem negocjacji.
• 8. wsparcie mentora lub eksperta – Konsultacje z doświadczonym negocjatorem mogą dostarczyć cennych wskazówek i zmniejszyć obawy.

Jak przygotowanie może zmniejszyć stres w negocjacjach?

Zebranie wszystkich niezbędnych informacji, przeanalizowanie ich, przejście przez kilka scenariuszy, konsultacje, ćwiczenia w zespole – narzędzi jest wiele, o czym chętnie mówimy, prowadząc szkolenia negocjacyjne. Aby wyeliminować stres z negocjacji, należy skorzystać z takich elementów:

• 1. dogłębne badania, analizy oraz porównania – takie przygotowanie do negocjacji polega na dokładnej analizie sytuacji, określeniu swoich celów, priorytetów i granic, a także zrozumieniu potrzeb oraz interesów drugiej strony. Ważne jest również opracowanie strategii, zebranie danych, które mogą wzmocnić argumentację, oraz przewidzenie potencjalnych scenariuszy i kontrargumentów. Dobre przygotowanie obejmuje także określenie alternatywnych rozwiązań, jeśli negocjacje nie przyniosą oczekiwanego rezultatu (tzw. BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement). Gdy negocjator posiada komplet informacji, przeanalizował swoją strategię, wyznaczył cel i zidentyfikował ustępstwa, na jakie może przystać, jest bardziej pewny siebie. 
  
  
• 2. symulacje – symulacje są istotnym elementem przygotowania do negocjacji, ponieważ pozwalają przećwiczyć różne scenariusze w realistycznych warunkach (umiejętności negocjacji), bez ryzyka porażki. Dzięki nim można lepiej przewidzieć reakcje drugiej strony, przetestować strategie i argumenty, a także doskonalić umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne. Symulacje pomagają również zredukować stres oraz zwiększyć pewność siebie, co przekłada się na lepszą kontrolę nad rzeczywistymi negocjacjami.  
  
  
• 3. profesjonalne doradztwo – profesjonalny ekspert negocjacji to osoba posiadająca zaawansowane umiejętności i doświadczenie w prowadzeniu negocjacji, która może wesprzeć proces poprzez doradztwo, analizę strategii oraz przejęcie odpowiedzialności za trudne rozmowy. Ekspert potrafi obiektywnie ocenić sytuację, zidentyfikować najlepsze rozwiązania, a także zarządzać emocjami stron, minimalizując ryzyko konfliktów. Jego wiedza pozwala skuteczniej osiągać cele i uzyskać korzystniejsze wyniki, nawet w skomplikowanych negocjacjach.
  
  
• 4. wizualizację sukcesu – wizualizacja sukcesu to technika mentalna, która polega na wyobrażaniu sobie pozytywnego przebiegu i wyniku negocjacji. Pomaga zwiększyć pewność siebie, zmniejszyć stres oraz skoncentrować się na osiągnięciu założonych celów. Dzięki wyobrażeniu sobie sukcesu negocjator lepiej przygotowuje się emocjonalnie i mentalnie do wyzwań, co wspiera skuteczniejsze działanie w trakcie rzeczywistej rozmowy.

Stres w negocjacjach nie zawsze jest do uniknięcia, ale przy odpowiednim podejściu można go wykorzystać jako czynnik motywujący do lepszego przygotowania i dbania o swoje samopoczucie.

Po więcej praktycznych wskazówek i ćwiczeń zapraszamy na szkolenie z negocjacji w Scotwork – szkolenie z negocjacji Warszawa

Udanych negocjacji!